Les modèles de flux de travail défectueux sont assez faciles à reconnaître. Lorsqu’un modèle de flux de travail n’a pas été pensé de bout en bout, vous découvrirez des solutions de contournement, des retards, des remaniements et des lacunes où des étapes ont été omises. Une modélisation du flux de travail de mauvaise qualité produit des processus illogiques et lourds. Les organisations de toutes tailles et de tous types récoltent les avantages de la modélisation des flux de travail aussi appellé le workflow process manager.
Lisez la suite pour obtenir des conseils efficaces sur la gestion des flux de travail.
Le but d’une modélisation des flux de travail de haute qualité est d’aider une équipe à atteindre ses objectifs efficacement, en temps voulu. Les bons flux de travail fournissent des produits et des services plus cohérents et plus fiables, et conformes aux réglementations en vigueur. Mais les bons modèles de flux de travail ne doivent pas être parfaitement rigides et inflexibles. Les meilleurs modèles peuvent s’adapter aux variations des conditions qui se présentent, comme l’absence d’un membre clé du personnel. Voici 4 conseils pour créer un modèle de flux de travail efficace.
1. Commencez par un brainstorming
Même si vous pensez avoir mémorisé un processus, il est bon de faire un brainstorming avant de prendre vos outils de modélisation du flux de travail. Les participants à la session de brainstorming doivent donner une série de réponses spécifiques à la question « Que se passe-t-il ensuite ? ». S’il existe des points de décision dans un flux de travail, ceux-ci doivent être délimités, et votre modèle de flux de travail doit montrer comment le travail se déroule en fonction de la décision prise. Brainstorming du processus du début à la fin, en n’omettant aucune étape.
2. Remettez en question les résultats de votre brainstorming
Une fois que vous avez cartographié votre flux de travail actuel, y compris tous ses défauts, il est temps de revenir en arrière et de le remettre en question. Où les choses pourraient-elles être mieux faites dans un ordre différent ? Pourrait-on automatiser davantage d’étapes ? Pourriez-vous satisfaire à une exigence de conformité en générant un rapport à un moment donné du flux de travail ? Recherchez les étapes inutiles ou redondantes, et évaluez honnêtement si les responsables sont affectés à des tâches correspondant à leurs capacités. Vous ne pourrez pas nécessairement agir sur toutes les inefficacités que vous identifiez, mais le simple fait de savoir qu’elles existent est bénéfique. Notez qu’il est probable de remettre en question votre carte de flux de travail pour la première fois avant même de prendre des outils de modélisation de flux de travail, vous gagnerez beaucoup de temps. C’est une bonne pratique de revenir à cette astuce dans quelque temps, lorsque votre flux de travail est opérationnel, afin de se débarrasser des inefficacités restantes.
3. Déterminer si certains processus peuvent se dérouler en parallèle
Si vous avez un flux de travail complexe, il vaut la peine de l’analyser pour apprendre si certaines des étapes du processus pourraient être effectuées en parallèle plutôt qu’en séquence. Votre campagne de marketing sur les médias sociaux pourrait-elle avoir lieu en même temps que la réservation de chambres pour un salon professionnel ? La préparation de la cuisine pourrait-elle avoir lieu pendant qu’une équipe de travail transporte le linge de table et les ustensiles sur le site de l’événement que vous organisez ? Souvent, lorsque vous avez tiré le maximum d’efficacité d’un processus, la seule façon de l’améliorer encore est de le configurer de manière à ce que plusieurs étapes puissent avoir lieu en même temps. Les bons outils de modélisation du flux de travail vous aident à le faire.
4. Définissez clairement les rôles et les responsabilités
Une modélisation efficace du flux de travail dépend de la définition et de la clarification des rôles à chaque étape. Chaque participant doit savoir ce dont il est responsable, à quel moment une contribution ou une action est nécessaire, et à qui le flux de travail est transmis une fois ces responsabilités remplies. Vous devrez peut-être énoncer explicitement les tâches de chaque personne afin de vous assurer qu’aucune étape n’est oubliée. Si possible, vous devriez répéter un nouveau flux de travail pour cette raison précise. Il vaut mieux s’apercevoir qu’une étape a été omise au moment de l’apprentissage et de la pratique qu’au moment de la mise en service du flux de travail. Très souvent, les rôles représentent les employés destinés à exercer certaines fonctions au sein de l’entreprise.
Le logiciel de workflow
permet d’attribuer les rôles appropriés en fonction des qualifications et des responsabilités des employés et chaque rôle a ses propres permissions en termes de composants du système de workflow tels que les tâches, les opérations sur celles-ci comme exécuter, valider, annuler etc.
Une modélisation efficace des flux de travail est à votre portée
La modélisation des flux de travail n’est pas une compétence mystérieuse qui nécessite des compétences spéciales en programmation pour être mise en place. Avec les bons outils, vous pouvez planifier et exécuter des flux de travail avec une efficacité exceptionnelle, en réduisant les coûts, en accélérant les processus et en améliorant les résultats de votre entreprise.