Les clients et les partenaires commerciaux imposent des exigences de plus en plus élevées aux niveaux de service fournis par votre organisation. C’est pourquoi » l’amélioration continue » est un excellent moyen de faire évoluer votre organisation avec son temps.
Mais qu’est-ce que l’amélioration continue exactement ? Et quels sont les outils et les méthodes disponibles pour vous aider ?
Mais qu’est-ce que l’amélioration continue ?
L’amélioration continue est une série d’ajustements progressifs destinés à améliorer la productivité, la qualité et les délais d’exécution.
Souvent, elle comporte une dimension financière – la limitation des coûts, qui peut être soit l’objectif réel de la mise en œuvre de l’amélioration continue, soit un simple avantage accessoire.
Mais, surtout, l’amélioration continue ne consiste pas à prendre des mesures ponctuelles. Comme son nom l’indique, il s’agit d’améliorations sur une base continue, c’est-à-dire qu’il s’agit d’un processus.
En outre, elle encourage davantage d’initiative personnelle et une plus grande autonomie sur le lieu de travail, car le personnel suggère et met en œuvre des améliorations lui-même. Lire cet article sur la roue de deming en suivant le lien.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Nous pouvons diviser le processus d’amélioration continue en trois étapes :
- La première étape implique la génération et l’analyse des suggestions d’amélioration. Il s’agit de la phase d’orientation au cours de laquelle vous identifiez les valeurs et les objectifs fondamentaux de votre organisation, et les reliez aux besoins et exigences de vos clients. Ensuite, vous devez déterminer dans quelle mesure vos processus opérationnels actuels s’alignent sur votre image idéale.
- La deuxième étape consiste à mettre en œuvre les suggestions d’amélioration de l’étape 1. Et n’oubliez pas d’impliquer autant de parties prenantes que possible – employés des différents départements, fournisseurs, clients, etc.
- Et la troisième étape se concentre sur le suivi et l’apprentissage. Il est également important de vérifier si les améliorations que vous avez mises en œuvre ont effectivement l’effet désiré.
Plus vous êtes cohérent, plus l’amélioration continue offre d’avantages. Les processus sont également plus fluides et plus rentables, car les temps de passage diminuent et deviennent moins sujets aux erreurs. De plus, vous en apprenez davantage sur vos clients et votre personnel comprend mieux les objectifs généraux de votre organisation. En fin de compte, cela aidera votre organisation à devenir plus flexible et à l’épreuve du futur.
L’amélioration continue a également un effet positif sur la satisfaction, l’engagement et les niveaux de productivité des employés.
Méthodes d’amélioration continue populaires
Il existe plusieurs façons de mettre en œuvre l’amélioration continue, séparément ou en combinaison. Vous trouverez ci-dessous cinq idées pour vous aider à démarrer :
1. Remue-méninges
Des séances régulières de remue-méninges et/ou des groupes de réflexion permettent de garder les individus et les organisations dans leur ensemble en tête des moyens d’apporter des améliorations.
Elles peuvent également aider à combler tout fossé existant entre le personnel et la direction. Assurez-vous qu’un ou plusieurs membres de l’équipe de direction et des superviseurs d’atelier assistent toujours à ces séances.
Mais quelle est la meilleure façon de structurer une séance de brainstorming ou un groupe de réflexion ? Commencez par rédiger une liste des sujets que vous souhaitez aborder et cochez-les un par un. Ainsi, les réunions se déroulent de manière plus fluide et plus productive.
Lorsque vous traitez une question particulière, veillez à donner à chaque participant la possibilité de proposer ses idées ou ses solutions. Ensuite, évaluez, analysez et discutez de chaque solution afin de déterminer sa viabilité ou sa faisabilité.
2. Enquêtes et sondages
Beaucoup d’organisations se concentrent exclusivement sur le feedback des clients et des fournisseurs mais omettent de demander le feedback de leur propre personnel. Or, le feedback du personnel est tout aussi important ! Les enquêtes et les sondages sont d’excellents outils pour découvrir les goulots d’étranglement ou les points à améliorer.
Les cadres moyens et supérieurs ont généralement tendance à voir la situation dans son ensemble, tandis que le personnel de l’atelier a souvent un œil plus attentif aux détails que la direction a tendance à négliger.
3. Audits internes
Les audits internes sont un excellent moyen d’améliorer vos efforts d’amélioration continue ! La principale différence entre un audit interne et un audit externe est que quelqu’un au sein de votre organisation réalise l’audit interne. Les audits internes se concentrent systématiquement sur un ou plusieurs processus organisationnels.
Ils fournissent également des aperçus sur un certain nombre de questions. Par exemple, vous conformez-vous à toutes les législations et réglementations pertinentes ? Et répondez-vous à toutes les exigences des normes de qualité ? Qui plus est, les audits internes permettent de jeter un regard neuf sur l’efficacité opérationnelle et les coûts des processus.
4. Programmes de formation
Dans un monde qui évolue rapidement, les organisations et les individus ne peuvent vraiment continuer à s’améliorer que par l’apprentissage tout au long de la vie. En proposant des programmes de formation ciblés, vous aidez votre personnel à élargir son ensemble d’aptitudes et de compétences et à devenir plus polyvalent. Cela est également avantageux dans le cas où quelqu’un est en arrêt maladie ou en vacances, avoir des remplaçants facilement disponibles vous aide à préserver la continuité de votre organisation.
La formation contribue également à accélérer la numérisation en automatisant les tâches répétitives. La combinaison de la formation numérique et de l’automatisation permet à toute personne autorisée de lancer et de gérer un processus donné.
5. Gestion des compétences
La gestion des compétences joue également un rôle important dans l’amélioration continue. Vous devez savoir ce que votre personnel peut et ne peut pas faire si vous voulez vous concentrer sur les améliorations à apporter. En cartographiant l’expertise et l’expérience de votre personnel, vous obtiendrez un bien meilleur aperçu de vos efforts d’amélioration continue.
Avoir de solides procédures de gestion des compétences en place aide aussi d’autres façons. Cela vous aidera à :
- trouver rapidement et facilement des remplaçants ou de la main d’œuvre supplémentaire lorsque quelqu’un est malade, parti en vacances ou pendant les périodes de pointe;
- surveiller plus précisément la progression du personnel/des processus;
- identifier les chiffres clés de votre entreprise.